Das Wichtigste in Kürze
- Gmail und Outlook prüfen bei jeder Mail, ob sich der Absender ausweisen kann.
- Für grosse Versender sind SPF, DKIM und DMARC Pflicht; alle anderen werden ohne diese Einträge strenger aussortiert.
- Die Unzustellbarkeitsmeldung nennt oft den Grund. Es lohnt sich, sie genau zu lesen.
Zuerst: Kam eine Unzustellbarkeitsmeldung zurück?
Wird eine Mail abgewiesen, erhalten Sie meist eine Meldung zurück, oft auf Englisch («Undeliverable», «Delivery Status Notification»). Darin steht ein Code, etwa 550, und häufig ein kurzer Grund. Kommt keine Meldung zurück, ist die Mail vermutlich im Spam-Ordner des Empfängers gelandet.
- Hinweise auf SPF, DKIM, DMARC oder «not authenticated»: Ihre Domain weist sich nicht korrekt aus.
- Hinweise auf «blocked», «listed» oder den Namen einer Blacklist: Ihr Mailserver oder Ihre Domain steht auf einer Blacklist.
- Code 550 5.7.515 bei Outlook- oder Hotmail-Adressen: Microsoft hat die Mail wegen fehlender Authentifizierung abgewiesen.
- Hinweise auf «mailbox full» oder «user unknown»: Das Problem liegt beim Empfänger, nicht bei Ihnen.
Die Regeln von Google (Gmail)
Seit Februar 2024 gelten für alle, die an private Gmail-Adressen schreiben, Mindestregeln:
- Jeder Absender braucht SPF oder DKIM für seine Domain.
- Der sendende Server braucht einen gültigen Namen im DNS (auch rückwärts) und eine verschlüsselte Verbindung (TLS).
- Die Spam-Beschwerden müssen unter 0,3 Prozent bleiben; Google empfiehlt weniger als 0,1 Prozent.
- Wer mehr als 5000 Mails pro Tag an Gmail schickt, braucht SPF und DKIM, dazu DMARC (mindestens p=none) passend zur Absenderdomain und bei Werbemails eine Abmeldung mit einem Klick.
Seit Ende 2025 strenger
Anfangs landeten Mails, die die Regeln nicht erfüllten, vor allem im Spam-Ordner. Seit November 2025 verzögert Gmail solche Mails oder weist sie ab.
Die Regeln von Microsoft (Outlook, Hotmail)
Seit dem 5. Mai 2025 verlangt Microsoft von Absendern, die mehr als 5000 Mails pro Tag an private Adressen von Outlook, Hotmail oder Live schicken, SPF, DKIM und DMARC (mindestens p=none, passend zur Absenderdomain). Mails, die das nicht erfüllen, weist Microsoft mit dem Code 550 5.7.515 ab.
Für Firmenpostfächer in Microsoft 365 gilt diese Grenze so nicht. Auch dort prüft der Spamfilter aber SPF, DKIM und DMARC und bewertet Absender ohne diese Einträge strenger.
- Absender ausgewiesen?SPF, DKIM und DMARC passen zur Absenderdomain.
- Server in Ordnung?Gültiger Name im DNS, verschlüsselte Verbindung, keine Blacklist.
- Wenig Beschwerden?Kaum Empfänger markieren Ihre Mails als Spam.
- ZustellungPosteingang statt Spam-Ordner oder Abweisung.
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Ist Ihre Firmen-Adresse geschützt?
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Datenschutz: Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, übertragen wir nur die Domain dahinter; der Teil vor dem @ verlässt Ihren Browser nicht. Wir verwenden die Domain nur für diese Prüfung öffentlicher DNS-Einträge und speichern sie nicht im Klartext; das Ergebnis speichern wir nicht. Ihre IP-Adresse speichern wir nur als Prüfsumme und höchstens einen Tag, um Missbrauch zu bremsen.
Der Kurz-Check basiert auf öffentlichen DNS-Daten zum Abfragezeitpunkt und ersetzt keine vollständige Prüfung; keine Gewähr.
Dauerhaft im Blick behalten statt einmal prüfen:
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So geht es weiter
- Ihr Mailprogramm öffnet eine vorbereitete Anfrage mit Ihrer Domain. Ergänzen Sie Ihren Namen und senden Sie sie ab.
- Wir melden uns und besprechen mit Ihnen oder Ihrem IT-Partner, welche Einträge (SPF, DKIM, DMARC) nötig sind und was die Einrichtung kostet.
- Für die Einrichtung braucht es Zugriff auf die DNS-Verwaltung Ihrer Domain. Die Übergabe sprechen wir mit Ihnen ab – bitte senden Sie uns keine Passwörter per Mail.
- Auf Wunsch überwacht DomainRadar Ihre Domain danach laufend und meldet sich, wenn sich etwas ändert.
Es öffnet sich kein Mailprogramm? Schreiben Sie uns mit Ihrer Domain an info@domainradar.ch.
Gut zu wissen: Der Schutz verhindert, dass jemand genau Ihre Domain fälscht. Gegen ähnlich klingende Adressen hilft, Zahlungsänderungen immer telefonisch rückzubestätigen.
Alle Prüfpunkte
Kurz-Check aus öffentlichen DNS-Einträgen. Die laufende Überwachung prüft zusätzlich Zertifikate, Blacklists und Ihre DMARC-Berichte.
Ihr Ergebnis als PDF
Als Bericht zum Ablegen oder zum Weiterleiten an Ihre IT.
Kostenlos und ohne Konto: Sie bestätigen Ihre Adresse per Mail, danach können Sie sich jederzeit abmelden.
Was das für kleine Firmen heisst
Die meisten KMU verschicken weit weniger als 5000 Mails pro Tag. Für sie sind die strengen Regeln keine harte Pflicht. Gmail und Outlook sortieren Mails ohne SPF, DKIM und DMARC aber strenger aus. Dann landet Ihre Offerte im Spam statt beim Kunden.
Achten Sie auf Dienste, die in Ihrem Namen senden: Newsletter-Tool, Webshop, Buchhaltung oder Ticketsystem. Jeder davon muss für Ihre Domain eingerichtet sein, sonst sehen seine Mails für Gmail und Outlook aus wie Fälschungen.
Testmail an Gmail
Schicken Sie eine Mail an ein privates Gmail-Konto und wählen Sie dort im Menü der Mail «Original anzeigen». Gmail zeigt dann, ob SPF, DKIM und DMARC bestanden haben.
So gehen Sie vor
- Die Unzustellbarkeitsmeldung lesen und den Code notieren.
- SPF, DKIM und DMARC Ihrer Domain prüfen, zum Beispiel mit dem Domain-Check.
- Alle Dienste erfassen, die in Ihrem Namen senden, und für jeden SPF und DKIM einrichten.
- Prüfen, ob Ihr Mailserver oder Ihre Domain auf einer Blacklist steht.
Häufige Fragen
Gelten die Absenderregeln von Gmail und Outlook auch für kleine Firmen?
Die strengen Pflichten gelten ab 5000 Mails pro Tag an Gmail- bzw. private Outlook-Adressen. Die Grundregeln von Google (SPF oder DKIM, gültiger Name im DNS, verschlüsselte Verbindung) gelten aber für alle Absender, und ohne DMARC werden Mails eher aussortiert.
Was bedeutet die Fehlermeldung 550 5.7.515?
Microsoft hat die Mail abgewiesen, weil die Absenderdomain die verlangte Authentifizierung nicht erfüllt. Prüfen Sie SPF, DKIM und DMARC Ihrer Domain und den Dienst, über den die Mail verschickt wurde.
Warum kommt dieselbe Mail bei einem Empfänger an und beim anderen nicht?
Jeder Anbieter filtert anders. Gmail und Outlook prüfen besonders streng, ob sich der Absender ausweist, und beziehen Blacklists und Spam-Meldungen ihrer Nutzer mit ein. Deshalb kann eine Mail bei einer Firma ankommen und bei Gmail im Spam landen.
So hilft DomainRadar
DomainRadar überwacht SPF, DKIM und DMARC Ihrer Domain laufend, fragt täglich Blacklists ab und zeigt in den DMARC-Berichten, welche Dienste in Ihrem Namen senden und ob Gmail, Outlook und andere Empfänger sie als echt erkennen. Ändert sich etwas, erhalten Sie einen Alarm per Mail.
Der Domain-Check bleibt kostenlos. Danach testen Sie DomainRadar 14 Tage lang mit allen Funktionen – ohne Kreditkarte, der Test endet von selbst.